Les réunions sont considérées, la plupart du temps, comme une perte de temps et génèrent du mécontentement. Comment l'intelligence émotionnelle peut vous aider à améliorer le travail effectué ensemble en réunion ?
Développer son empathie permet de décrypter les véritables enjeux d’une réunion.
C’est un fait, nous détestons tous les réunions. Elles représentent généralement une perte de temps et sont, hélas, bien parties pour perdurer. En tant que dirigeant, votre responsabilité est donc de faire en sorte de les améliorer. Cela ne se résume pas à les écourter, à les rendre plus efficaces ou mieux organisées. Il faut que les participants les apprécient et passent un bon moment.
Le bonheur est très important au travail. Comment pourrait-il en être autrement quand la plupart d’entre nous y passent le plus clair de leur temps ? Les autres options – frustration chronique, mécontentement, voire aversion totale pour son emploi – ne sont tout simplement pas acceptables. Les sentiments négatifs nuisent à la créativité, à l’innovation et au travail en équipe. Soyons lucides : les réunions restent majoritairement le lieu où ces derniers se concrétisent. Si les réunions ne fonctionnent pas, il y a de fortes chances que nous ne parvenions pas à accomplir ce qui est nécessaire.
Apprendre à gérer ses émotions
Dès lors, comment transformer les réunions pour qu’elles soient plus agréables et qu’elles génèrent des sentiments plus positifs ? Il faut, bien entendu, convier les bonnes personnes, rédiger de meilleurs ordres du jour et mieux s’y préparer. C’est la base. Mais si vous souhaitez réellement améliorer le travail effectué ensemble en réunion, il vous faudra développer quelques compétences essentielles en terme d’intelligence émotionnelle, à savoir de l’empathie et une capacité à gérer vos émotions.
Pourquoi l’empathie ? Parce que c’est une compétence qui vous permet de décrypter les comportements : qui soutient qui ? Qui est en colère, et qui se la coule douce ? Où se trouvent les résistances ? Ce n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Parfois, ceux qui opposent la résistance la plus subtile prennent des airs de supporters, alors qu’ils n’apportent aucun soutien. Ce sont des tueurs d’idées, intelligents mais sournois.
Détecter les conflits enfouis
Observer attentivement les individus vous aidera aussi à comprendre les conflits majeurs, et souvent enfouis, au sein du groupe.
Un indice : ils n’ont probablement rien à voir avec les sujets discutés ou les décisions qui seront prises dans la réunion en cours. Il y a bien plus de chances qu’ils soient intimement liés à des dynamiques éminemment humaines concernant, par exemple, qui peut se permettre d’influencer qui (le siège contre le terrain, les « expats » contre les gens du cru) et à des dynamiques de pouvoir entre des personnes de sexes et d’origines ethniques différents.
L’empathie vous permet de discerner et de gérer ces dynamiques de pouvoir.
Nombre d’entre nous aimeraient se considérer comme étant au-dessus de ce genre de préoccupations – et des manœuvres politiques au bureau en général – et penser qu’elles importent peu ou seulement pour ces individus machiavéliques que personne n’apprécie. Mais, si on est réaliste, cependant, le pouvoir est un élément d’une importance considérable au sein des groupes : il constitue la véritable monnaie d’échange dans la plupart des organisations. Et cela se joue dans les réunions.
Apprendre à décrypter les flux, les mouvements, les glissements de pouvoir peut vous aider à diriger une réunion – et tout le reste.
Eviter les groupes polarisés
Gardez en tête que l’usage de l’empathie vous aidera à comprendre comment vos interlocuteurs réagissent par rapport à vous.
En tant que responsable, vous êtes peut-être la personne présente détenant le plus de pouvoir. Certaines personnes, de type « dépendant », vont s’incliner à chaque fois. Au début, cela peut être agréable. Mais continuez à fonctionner de la sorte, et vous avez des chances de créer un groupe dépendant – ou bien bipolarisé, avec d’un côté ceux qui feront tout ce que vous voulez et de l’autre ceux qui n’en feront rien.
C’est ici qu’intervient la gestion de vos propres émotions, et ce pour plusieurs raisons.
Tout d’abord, considérons les individus dépendants dans vos réunions. Encore une fois, cela peut être très agréable d’être entouré de personnes qui vous admirent et sont d’accord avec la moindre de vos paroles. En fait, cela peut être un grand soulagement dans nos organisations mues par les conflits. Mais, encore une fois, si vous ne gérez pas votre réaction, vous détériorerez la dynamique du groupe. En outre, vous aurez l’air idiot. Car d’autres savent aussi décoder les mécanismes des groupes, et comprendront à juste titre que vous aimez que les gens aillent dans votre sens. Ils verront que vous pouvez être victime de votre ego, mais aussi de ceux désireux de vous plaire ou de vous manipuler.
Provoquer un « effet miroir »
En second lieu, un fort affect donne le ton pour l’ensemble du groupe. Nous nous alignons les uns par rapport aux autres sur notre ressenti concernant ce qui se passe autour de nous.
Sommes-nous en danger ? Y a-t-il des raisons de se réjouir ? Devrions-nous en avoir assez et faire preuve de cynisme, ou bien être optimistes et engagés ?
Voici pourquoi cela revêt tant d’importance dans les réunions : si, en tant que responsable, vous parvenez à projeter vos émotions les plus positives, comme l’espoir ou l’enthousiasme, les autres les reproduiront selon un « effet miroir » et le ton d’ensemble qui régira le groupe sera celui de l’optimisme, avec un sentiment s’apparentant à : « Nous sommes dans le même bateau et nous allons y arriver. » Et il existe une forte corrélation neurologique entre les sentiments et la cognition. Nos pensées sont plus claires et nous sommes plus créatifs quand nos sentiments sont essentiellement positifs et quand nous sommes mis au défi intelligemment.
Le revers de la médaille est évident.
Vos émotions négatives sont tout aussi communicatives et sont presque toujours destructives si elles ne sont pas maîtrisées ou gérées. Exprimez de la colère, du mépris ou un manque de respect et vous verrez immanquablement basculer les gens en mode belliqueux – individuellement et collectivement. Exprimez du dédain et vous susciterez l’antipathie de ces personnes, bien après la fin de la réunion. Peu importe qui déclenche en vous de tels sentiments. Il suffit que d’autres personnes le voient pour qu’elles se demandent si elles ne risquent pas d’être votre prochaine cible.
Favoriser un environnement de travail fonctionnel
Pour autant, cela ne veut pas dire que toutes les émotions positives sont toujours appropriées, ou que vous ne devriez jamais exprimer d’émotions négatives.
Ce qu’il est important de retenir, c’est que les émotions d’un responsable sont éminemment contagieuses.
Sachez-le et gérez vos sentiments en conséquence afin de promouvoir le type d’environnement dans lequel les individus peuvent fonctionner ensemble pour prendre des décisions et abattre du travail.
Cela va sans dire, mais tout ceci est impossible lorsque votre téléphone est allumé. Comme le fait remarquer Daniel Goleman dans son ouvrage « Focus. Attention et concentration : les clefs de la réussite » (Robert Laffont, 2014), nous sommes loin d’être aussi doués que nous le pensons pour jongler entre diverses tâches. A vrai dire, nous sommes nuls en la matière. Eteignez donc votre téléphone et sachez écouter les personnes avec qui vous vous trouvez aujourd’hui.
En fin de compte, c’est à vous qu’il revient de vous assurer que ceux qui participent à vos réunions en ressortent contents, qu’ils soient satisfaits de leur contribution et de vous en tant que leader.
L’empathie vous permet de décrypter ce qui se passe, et la gestion de vos émotions vous aide à orienter le groupe vers une atmosphère propice à un travail concret – et au bonheur.
Par Annie McKee