Il existe plusieurs catégories d’absences injustifiées telles que : une absence sans demande préalable, une absence refusée par l’employeur ou une prolongation injustifiée d’une absence. Dans toutes ces situations, le salarié manque à son devoir d’exécution d’une prestation de travail et doit donc être sanctionné. 

Comment agir ? 

1) Ne vous précipitez pas : 

Tentez de joindre le salarié par téléphone ou par mail tout en étant prudent, si l’absence est liée à un problème relationnel au sein de l’entreprise, ce geste pourrait se retourner contre vous et être interprété comme du harcèlement. 

Si la cause de l’absence est due à un arrêt maladie, le salarié dispose d’un délai pour vous faire parvenir son justificatif, il ne faut donc pas engager la moindre action avant la fin de ce délai (souvent 48h). 

Vérifiez également qu’une autorisation n’ait pas été donnée par un autre supérieur hiérarchique, longtemps à l’avance. 

Enfin, vérifiez dans vos courriers, car certains congés tels que le congé paternité ou le congé individuel de formation sont considérés comme acceptés en l’absence de réponse de l’employeur sous un certain délai. 

2) Ne considérez pas cette absence comme une démission : 

La démission d’un salarié doit résulter d’un acte clair et non équivoque, une absence injustifiée ne peut être considérée comme un tel acte. Le contrat de travail n’est donc pas rompu à l’initiative du salarié, si vous souhaitez rompre le contrat, vous devrez prendre la décision de le licencier pour cause réelle et sérieuse voire pour faute grave. 

3) Mettez en demeure le salarié de justifier son absence : 

Il ne faut pas attendre et laisser pourrir la situation, dès le 3ème jour d’absence, vous pouvez envoyer un courrier recommandé (daté, avec accusé de réception pour pouvoir justifier votre démarche) au salarié le mettant en demeure de justifier son absence ou de reprendre son poste sans délai, tout en le prévenant qu’une sanction pourra être prise à son égard. Attention, pensez bien à vérifier les dispositions de votre convention collective et de votre règlement intérieur, elles prévoient peut être une procédure spécifique. 

Si vous n’avez pas de nouvelles du salarié au bout de quelques jours, vous pouvez décider de lui envoyer une seconde mise en demeure.

4) Choisissez une sanction adaptée : 

Le salarié vous a envoyé un document justificatif tardivement : le licenciement n’est pas adapté à ce genre de situation, à moins que le salarié n’ait déjà un dossier disciplinaire lourd. Selon les circonstances, un avertissement ou un blâme semble suffisant.

Le salarié a repris son poste mais n’a pas justifié son absence : convoquez-le rapidement à un entretien préalable à une sanction pouvant aller jusqu’au licenciement. Une telle négligence n’est pas acceptable et doit être sanctionnée. En revanche, selon les explications que le salarié vous fournira lors de cet entretien, vous serez mieux à même de choisir le type de sanction : avertissement, blâme, mise à pied disciplinaire, licenciement pour cause réelle et sérieuse, voire licenciement pour faute grave.

Le salarié n’a pas repris son poste malgré une mise en demeure : avant la mise en place de sanction, une procédure de mise à pied préalable peut être entamée si l’employé ne soumet aucun justificatif de son absence. Cette opération devra se faire dans le respect du règlement intérieur et/ou de la convention collective de l’entreprise. La mise à pied est l’étape préalable à un licenciement disciplinaire. Si le salarié ne donne toujours pas signe de vie, vous n’avez donc d’autre choix que de licencier le salarié, en respectant la procédure : 1. Emettre une convocation de l’employé à un entretien dans un délai maximum de 2 mois (après que la faute ait été commise) 2. Notifier le licenciement à l’employé dans un terme d’un mois après la convocation.